Hợp đồng điện tử giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, chi phí và thực hiện nhanh chóng cực kì thuận tiện. Thế nhưng vẫn còn nhiều người chưa thực sự hiểu rõ về hợp đồng điện tử và lợi ích khi sử dùng là gì? Bài viết sau đây Smarttax sẽ chia sẻ một vài thông tin thú vị về hợp đồng điện tử. 

Những kiến thức cần biết về hợp đồng điện tử

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005, Điều 33, hợp đồng điện tử là hợp đồng được tạo ra bằng thông điệp dữ liệu theo quy định của luật này. Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên tham gia đồng ý về việc thiết lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ liên quan đến việc gửi đi và nhận lại thông tin bằng cách sử dụng các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học và các phương tiện điện tử khác, và được lưu trữ trên các phương tiện này. 

1.2 Đặc điểm hợp đồng điện tử

Một điểm khác biệt quan trọng của hợp đồng điện tử so với hợp đồng giấy truyền thống đó là thông tin được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Hơn nữa, trong quá trình ký kết hợp đồng điện tử, ngoài hai bên mua và bán, có thể có một chủ thể thứ ba đứng giữa hai bên này, như các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử hoặc nhà cung cấp mạng, để đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý của hợp đồng. Nhờ vào việc thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử, hai bên không cần phải gặp mặt nhau để ký kết hợp đồng, mà có thể thực hiện được mọi lúc mọi nơi, bất cứ khi nào cần thiết.

2. Giá trị pháp lý 

Theo Điều 34 Luật Giao dịch điện tử 2005, giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị từ chối chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Mặc dù được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, tính pháp lý của hợp đồng số vẫn được thừa nhận theo quy định pháp luật và được sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai bên tham gia không thực hiện đúng những điều khoản thỏa thuận. Tuy nhiên, để được coi là hợp lệ, hợp đồng số phải đáp ứng các điều kiện sau:

•  Nội dung của hợp đồng phải được giữ nguyên và không có thông tin nào bị thay đổi, trừ khi thay đổi xảy ra trong quá trình phát sinh, lưu trữ dữ liệu của hợp đồng.
• Nội dung của hợp đồng phải có thể mở, đọc hoặc xem được bằng các phương pháp mã hóa hợp pháp mà hai bên tham gia hợp đồng đã thỏa thuận

3. Nguyên tắc của hợp đồng điện tử

Nguyên tắc về hợp đồng điện tử

Theo Điều 35 của Luật Giao dịch điện tử 2005, việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

•  Các bên tham gia hợp đồng có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng.
•  Giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005 và pháp luật liên quan đến hợp đồng.
•  Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, cơ chế chứng thực, bảo đảm tính toàn vẹn và bảo mật thông tin có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

3.1 Cách thức giao kết hợp đồng điện tử 

Giao kết hợp đồng điện tử là quá trình sử dụng thông điệp dữ liệu để thực hiện một phần hoặc toàn bộ các giao dịch liên quan đến hợp đồng. Việc giao kết hợp đồng này chỉ có giá trị pháp lý khi các bên đồng ý sử dụng phương tiện điện tử để thực hiện giao dịch. 

Trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử, đề nghị và chấp nhận giao kết hợp đồng đều có thể được thực hiện qua thông điệp dữ liệu, trừ khi các bên thỏa thuận khác. Tuy nhiên, việc thực hiện giao kết hợp đồng điện tử cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật và đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật của thông tin giao dịch. 

Để thực hiện giao kết hợp đồng điện tử, các bên có thể sử dụng các phương tiện điện tử như email, website, tin nhắn SMS hoặc ứng dụng di động. Điều này giúp cho quá trình giao kết hợp đồng trở nên thuận tiện, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí so với giao kết hợp đồng truyền thống. 

Tuy nhiên, việc sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết hợp đồng cũng có thể gặp phải những rủi ro về an ninh mạng và bảo mật thông tin. Do đó, các bên tham gia giao dịch cần thực hiện các biện pháp bảo vệ thông tin cá nhân và các thông tin giao dịch, đồng thời sử dụng phần mềm chống virus và các biện pháp bảo mật mạng để đảm bảo tính an toàn của quá trình giao kết hợp đồng điện tử.

4. Lợi ích khi sử dụng hợp đồng điện tử

Các lợi ích khi sử dụng hợp đồng điện tử

Giao kết thông minh thuận tiện: Với việc sử dụng hợp đồng điện tử, khách hàng có thể dễ dàng ký kết hợp đồng mà không cần phải gặp mặt trực tiếp với bên đối tác. Khách hàng có thể thực hiện việc ký kết từ bất cứ đâu và bất cứ khi nào, chỉ cần có kết nối internet và sử dụng các thiết bị thông minh như máy tính, điện thoại. Điều này giúp cho việc ký kết hợp đồng được thực hiện một cách thuận tiện và nhanh chóng, đồng thời đảm bảo tính thông suốt của quá trình giao dịch ngay cả khi người ký không có mặt tại công ty, không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh hay vận hành.

Tiết kiệm chi phí và thời gian: Việc thực hiện các thao tác của quá trình ký kết hợp đồng như tạo, duyệt, ký, gửi và nhận đều được thực hiện trực tuyến trên môi trường số. Do đó, khách hàng không cần phải in ấn, quản lý hoặc lưu trữ một lượng lớn hợp đồng vật lý và tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong quá trình ký kết hợp đồng, không cần phải gặp trực tiếp để ký kết hay chuyển phát hợp đồng. Điều này giúp đảm bảo tính thông suốt của quá trình kinh doanh, vận hành và tránh gián đoạn khi người ký không có mặt tại công ty.

Quy trình rõ ràng: Việc sử dụng hợp đồng điện tử giúp cho quy trình giao dịch trở nên rõ ràng và dễ dàng hơn, giúp hạn chế tối đa sai sót. Từ việc tạo lập, ký kết cho đến việc lưu trữ, tất cả đều được thực hiện nhanh chóng, chuyên nghiệp và đảm bảo tính chính xác.

Trong quá trình giao dịch, các bên có thể dễ dàng kiểm tra thông tin, nội dung hợp đồng trước khi tiến hành ký kết. Điều này giúp cho các bên có thể tương tác và trao đổi thông tin một cách chính xác và kịp thời, tránh được những lỗi trong quá trình giao dịch.

Ngoài ra, việc sử dụng hợp đồng điện tử cũng giúp cho quá trình giám sát và quản lý hợp đồng trở nên dễ dàng hơn. Các thông tin liên quan đến hợp đồng có thể được lưu trữ trên nền tảng điện tử và dễ dàng truy xuất bất cứ lúc nào.

Dễ dàng tương tác, tra cứu và tìm kiếm: Với việc lưu trữ hợp đồng điện tử trên nền tảng số, doanh nghiệp không còn phải lục tung hàng trăm tài liệu để tìm kiếm hợp đồng đã ký. Thay vào đó, họ chỉ cần truy cập vào kho dữ liệu trực tuyến để dễ dàng tìm kiếm thông tin về hợp đồng đã ký, hợp đồng đang chờ ký hoặc hợp đồng đã trả lại một cách chính xác và nhanh chóng. Điều này giúp cho quá trình quản lý hợp đồng trở nên thuận tiện và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Hi vọng với những chia sẻ về từ “hợp đồng điện tử và những kiến thức cần biết” Smarttax có thể giúp ích được cho bạn . Dịch vụ kế toán trọn gói Smarttax luôn sẵn sàng dành thời gian tư vấn cho bạn. Nếu bạn có vấn đề gì thắc mắc thì có thể liên hệ trực tiếp qua Hotline: 091.333.5151 hoặc nhấn nút “Đăng ký ngay”  để nhận được sự tư vấn tốt nhé từ chúng tôi .Smarttax chúc bạn thành công !

Tham khảo thêm các dịch vụ:
eSmart : Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo

Smartbrand : Dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu