Việc thành lập văn phòng đại diện đang trở là xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước nhằm mục đích mở rộng thị trường và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Việc hiểu rõ về chức năng của văn phòng đại diện và thủ tục thành lập văn phòng đại diện rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho doanh nghiệp về thông tin trên.
Văn phòng đại diện
Khái niệm văn phòng đại diện? Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là một cơ quan phụ thuộc của doanh nghiệp, có trách nhiệm đại diện cho doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích của nó theo quy định tại Điều 45 của Luật Doanh Nghiệp.
Văn phòng đại diện của công ty có thể được chia thành hai loại:
- (i) văn phòng đại diện của công ty có hiện diện thương mại tại Việt Nam
- (ii) văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam).
Tuy nhiên, trong bài viết này, chúng tôi chỉ tập trung tư vấn về các vấn đề liên quan đến văn phòng đại diện của công ty có hiện diện tại Việt Nam.
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Chức năng chính của văn phòng đại diện là đóng vai trò là một văn phòng liên lạc, cung cấp thông tin và hỗ trợ cho doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và các đối tác mới. Thường thì các doanh nghiệp lập văn phòng đại diện khi muốn khảo sát thị trường hoặc quảng bá thương hiệu đến các khu vực ngoài tỉnh/thành phố mà công ty mẹ không có trụ sở.
Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các công việc xúc tiến và giao dịch thay cho công ty mẹ. Do đó, đây là một công cụ quan trọng để mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh và tìm kiếm các cơ hội mới cho doanh nghiệp.
Chức năng của văn phòng đại diện
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Các bước thành lập văn phòng đại diện áp dụng cho cả doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài tại Việt Nam như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- 01 bản chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện.
- Thông tin về tên, địa chỉ và số điện thoại của văn phòng đại diện.
- 01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
Bước 2: Soạn thảo và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- Sau khi có đầy đủ thông tin về văn phòng đại diện, Luật Việt An sẽ soạn hồ sơ và gửi cho doanh nghiệp ký và đóng dấu.
- Hồ sơ sẽ được hoàn thiện trong vòng 01 ngày làm việc.
Bước 3: Nộp hồ sơ và công bố thành lập văn phòng đại diện
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh tại tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Doanh nghiệp sẽ nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện
- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
- Trong trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, sau khi có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng đại diện
- Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ và giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần khắc con dấu của văn phòng đại diện.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Khi thành lập văn phòng đại diện, các doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định sau:
- Đặt tên văn phòng đại diện phải tuân theo quy định tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2014. Nếu đặt tên không đúng, trùng hoặc gây nhầm lẫn, sẽ ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành việc đăng ký.
- Địa chỉ văn phòng đại diện phải chính xác và có đầy đủ thông tin như số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố.
- Khi cung cấp thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện, cần cung cấp địa chỉ thường trú và chỗ ở hiện tại có đầy đủ thông tin.
- CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện cần được sao y chứng thực không quá 6 tháng.
- Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải treo bảng hiệu với các thông tin như: mã số thuế văn phòng đại diện, tên văn phòng, địa chỉ.
- Nếu có bất kỳ thay đổi nào sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung.
- Văn phòng đại diện cần chịu trách nhiệm giải trình với các cơ quan quản lý khi được yêu cầu, mặc dù hạch toán phụ thuộc và các khoản thuế, lệ phí sẽ do công ty mẹ thực hiện.
- Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài nếu công ty thành lập văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện cũng được miễn lệ phí môn bài.
- Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm. Trường hợp văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo Điều 2 Nghị định 139/2016/ NĐ-CP.
Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Kết luận:
Trên đây là một số thông tin về văn phòng đại diện và thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp mà Smarttax đã cung cấp. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho Quý khách trong việc hoạt động kinh doanh và giúp nâng cao doanh số.
Nếu Quý khách còn thắc mắc nào cần giải đáp, hãy liên hệ với công ty Smarttax chúng tôi để được tư vấn tốt nhất.
Bạn có thể quan tâm:
- eSmart: Dịch vụ văn phòng chia sẻ
- Smartbrand: Dịch vụ thiết kế bộ nhận dạng thương hiệu
- eConnect: Cộng đồng kết nối doanh nghiệp
Liên hệ với chúng tôi – Smarttax:
Webiste: https://dichvu.smarttax.vn/
HOTLINE: 091 333 51 51
EMAIL: support@dichvu.smarttax.vn
ĐỊA CHỈ: P.702A, Tầng 7, Tòa nhà Centre Point – 106 Nguyễn Văn Trỗi, P.8, Q.Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh
