Hóa đơn điện tử là gì?

Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, so với hình thức sử dụng hóa đơn giấy truyền thống như trước kia thì việc chuyển đổi hóa đơn điện tử góp phần quan trọng giúp cho doanh nghiệp trong việc thực hiện quản lý kê khai các loại thu chi bán hàng hóa… dễ dàng hơn, tránh tình trạng bị mất hóa đơn mà vẫn có thể tra cứu lại thông tin mọi lúc mọi nơi.  

Hóa đơn điện tử là gì? 

– Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về Hóa đơn, Chứng từ ở Điều 3 Khoản 2  “Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân, bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

– Trong đó hóa đơn điện tử là các hóa đơn giá trị gia tăng, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng,…hoặc các hóa đơn chứng từ khác. 

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực

• Tiết kiệm thời gian cho công việc.

– Quy trình đăng ký mẫu hóa đơn khi sử dụng hóa đơn giấy khá mất thời gian. Thời gian để doanh nghiệp nhận được sự cho phép của cơ quan thuế là đáng kể. Doanh nghiệp được in hóa đơn mẫu theo số lượng đã đặt sau khoảng 02 ngày nhưng phải nộp lại và lưu trữ tại đó. Hóa đơn được in phải được gửi ít nhất 02 ngày trước khi sử dụng.

– Hóa đơn điện tử chính chủ có ưu điểm là cắt bỏ các thủ tục phát sinh. Doanh nghiệp có thể tự tạo mẫu và gửi hóa đơn điện tử (nếu có hóa đơn hợp lệ). Trang web và email được sử dụng cho quá trình phát hành và đăng ký. Cơ quan thuế sẽ hoàn tất xử lý và trả kết quả cho doanh nghiệp trong thời hạn

• Tiết kiệm chi phí

– Trung bình mỗi hóa đơn giấy có giá in từ 200.000 đồng đến 500.000 đồng. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ cần sản xuất 5–10 tập tài liệu cùng một lúc. Tức là mỗi bản in sẽ có giá từ 3 đến 5 triệu đồng. Chưa kể nhu cầu in ấn sẽ tăng cao đối với các doanh nghiệp lớn. Do đó, giá in một hóa đơn của các doanh nghiệp sẽ đội lên vài chục triệu đồng. Chưa kể sẽ có phí chuyển phát nhanh khi gửi cho khách hàng. Phí này sẽ tăng lên khi số lượng hóa đơn tăng lên.

– Lợi ích của hóa đơn điện tử hợp pháp trong tình hình này là không cần đặt in hóa đơn. Doanh nghiệp chỉ cần tạo hóa đơn, ký điện tử, gửi cho Cơ quan thuế lấy mã số xác thực rồi chuyển dưới dạng file điện tử để gửi cho khách hàng. Nhờ đó, việc in hóa đơn cho doanh nghiệp trở nên hoàn toàn miễn phí nhờ có hóa đơn điện tử.

• Giảm các thủ tục hành chính

– Quản lý hóa đơn giấy cần phải thận trọng, tỉ mỉ bởi vì nhiều trường hợp doanh nghiệp ghi sai hóa đơn và phải giải trình rõ ràng với Cơ quan thuế. Doanh nghiệp phải cung cấp cho Cơ quan thuế hàng quý thông tin về tình hình sử dụng hóa đơn, bao gồm hóa đơn đã sử dụng, hóa đơn hỏng do tẩy xóa, mất số, hóa đơn chưa sử dụng…

– Các công ty sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có mã xác thực được miễn báo cáo việc sử dụng hóa đơn. Do hệ thống của Tổng cục Thuế đã lưu trữ và kiểm soát thông tin hóa đơn của doanh nghiệp sau khi hóa đơn được xác thực chính xác và giảm các thủ tục hành chính.

• Có độ an toàn, chính xác cao

– Kế toán phải sử dụng giấy than để hoàn thành tất cả các công việc bằng tay trong khi tạo hóa đơn giấy. Do đó, việc hóa đơn có thể bị sai là điều khó tránh khỏi. Hơn nữa, sử dụng hóa đơn giấy cần có địa điểm để cất giữ, bảo vệ vì dễ bị thất lạc hoặc nhàu nát.

– Kế toán sẽ lập hóa đơn điện tử bằng phần mềm hóa đơn điện tử hợp pháp có liên thông với cơ quan thuế. Kế toán có thể xem lại thông tin hóa đơn trước khi xác thực của Tổng cục Thuế và thay đổi hóa đơn trên phần mềm nếu có sai sót. Như vậy, hóa đơn xác thực đã nâng cao tính bảo mật hóa đơn cho doanh nghiệp, giúp lưu giữ và quản lý hóa đơn lâu dài, giúp nâng cao độ chính xác.

• Chống việc làm giả hóa đơn  

– Hóa đơn giấy hết thời hạn sử dụng, bị khai khống là tình trạng rất phổ biến hiện nay. Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014 của Bộ Tài chính nêu rõ, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không đúng pháp luật sẽ bị phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 50 triệu đồng, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây hậu quả lớn.

Cơ quan thuế phải cấp số xác thực cho hóa đơn thì hóa đơn mới có giá trị pháp lý. Hiện tại khách hàng có thể tra cứu thông tin về hóa đơn bằng cách nhập mã hóa đơn trên website của cơ quan thuế. Điều này sẽ ngăn mọi người sử dụng hóa đơn giả hoặc hết hạn.

• Không lo thất lạc hóa đơn 

– Hóa đơn giấy phải được gửi qua thư hoặc các phương thức vận chuyển khác, nhưng chúng dễ bị thất lạc và gây ra nhiều phiền toái cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Việc làm mất hóa đơn đã phát hành đã chuyển tiền cho khách hàng có thể bị phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng, theo Thông tư số 176/2016/TT-BTC.

Việc trao đổi hóa đơn điện tử của doanh nghiệp và khách hàng cũng dễ dàng và đa dạng hơn rất nhiều. Các doanh nghiệp có thể sử dụng các kỹ thuật sau để tạo và gửi hóa đơn cho khách hàng:

– Sử dụng hệ thống email có sẵn của phần mềm để gửi hóa đơn cho khách hàng.

– Khách hàng nhắn SMS thông tin chi tiết hóa đơn để tra cứu.

– Xuất tệp dữ liệu sang ổ USB hoặc để gửi email thông thường cho người tiêu dùng.

• Tăng mực độ tin cậy của doanh nghiệp 

– Hóa đơn điện tử có thể bao gồm logo của công ty và các tài liệu thông tin nhận dạng khác. Đồng thời, mã xác thực của Tổng cục Thuế sẽ giúp khách hàng doanh nghiệp dễ dàng tra cứu hóa đơn trên Website của cơ quan thuế để xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn.

Những ưu điểm của hóa đơn điện tử hợp pháp đối với doanh nghiệp đã được liệt kê ở trên. Trên cơ sở đó, chúng ta có thể khẳng định: Hóa đơn xác thực tất yếu sẽ trở nên thông dụng hơn trong các giao dịch thương mại.

Doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn điện tử nào?

Doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn điện tử nào?

Giữa hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thì làm sao để biết doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn điện tử nào? Smarttax sẽ nêu ra những đối tượng sử dụng Hóa đơn điện tử có mã và không có mã 

• Đối tượng sử dụng HĐĐT có mã của Cơ quan thuế
  • • Các đơn vị kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ngoại trừ:
    • Hộ, cá nhân kinh doanh có quy mô lao động và doanh thu đáp ứng từ mức cao nhất theo quy định đối với doanh nghiệp siêu nhỏ.
    • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

• Đối tượng sử dụng HĐĐT không có mã của Cơ quan thuế
  • • Các đơn vị kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp như sau:
    • Các doanh nghiệp hoạt động trong 15 ngành nghề, bao gồm các ngành liên quan đến điện, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển và đường thủy (Theo Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019)
    • Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ sử dụng phương thức điện tử để giao dịch với cơ quan thuế phải tạo hạ tầng CNTT, có hệ thống phần mềm kế toán, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để đáp ứng nhu cầu khởi tạo, xác thực phục hồi Hóa đơn điện tử…  
    • Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng sau một năm kể từ thời điểm chuyển đổi nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì phải thực hiện. (Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC Điều 5 Khoản 2 Đoạn 2)

Lưu ý thêm về thay đổi Ký hiệu số Hóa đơn điện tử năm 2023

Sau đây sẽ sẽ là một số tóm tắt về lưu ý thay đổi Ký hiệu số Hóa đơn điện tử năm 2023. Cục Thuế Hà Nội có lưu ý về Ký hiệu Hóa đơn để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ theo đúng quy định: 

– Nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ và số được dùng làm ký hiệu của hóa đơn điện tử để thể hiện loại hóa đơn điện tử cụ thể đó có tuân theo mã của cơ quan thuế hay không. Mã hóa đơn, năm hóa đơn, loại hóa đơn điện tử đều được liệt kê. Hai chữ số cuối của năm dương lịch dùng để xác lập năm lập hóa đơn điện tử, ký tự thứ ba và thứ tư là hai chữ số Ả Rập.

– Ví dụ: Số 22 là năm lập hóa đơn điện tử (2022); số 23 là năm lập hóa đơn điện tử (2023).

Kết luận

Thông qua bài viết này Smarttax mong rằng có thể giải đáp cho những băn khoăn của quý khách hàng về Hóa đơn điện tử hơn. Nếu có thêm thắc mắc, Smarttax rất mong sẽ được hỗ trợ quý khách trong mọi công việc về kế toán – thuế, pháp lý cũng như các thủ tục giấy phép trong kinh doanh. Quý khách vui lòng liên hệ đến số hotline: 091-333-5151 hoặc  qua địa chỉ email: info@dichvu.smarttax.vn để nhận thêm sự hỗ trợ. 

Hệ sinh thái khởi nghiệp 

 Bên cạnh các dịch vụ thủ tục làm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp tại Smarttax, hãy tham gia hệ sinh thái khởi nghiệp trong hệ thống của chúng tôi bao gồm: 

Smartbrand : là công ty dịch vụ hỗ trợ bộ nhận diện thương hiệu – Brand identify cho doanh nghiệp mới thành lập. Ngoài ra công ty cũng cung cấp các dịch vụ quảng cáo marketing và tư vấn giải pháp cho các doanh nghiệp về việc xây dựng thương hiệu, thiết kế bao bì, ấn phẩm…

eSmart : là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp khởi nghiệp tại Việt Nam. eSmart luôn đồng hành và hỗ trợ Doanh nghiệp trên con đường kinh doanh thông qua các giải pháp thiết thực từ những dịch vụ cung cấp: Cho thuê văn phòng chia sẻ, chỗ ngồi làm việc cố định, co-working space, phòng làm việc riêng…..

Smarttax : là một đại lý thuế an tâm, có hơn 13 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Kế toán – Thuế cho các doanh nghiệp tại Tp.HCM, với đầy đủ chứng chỉ hành nghề được Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế công nhận. Ngoài ra, Smarttax còn cung cấp các dịch vụ khác như: dịch vụ quyết toán Thuế,  dịch vụ đăng ký kinh doanh, thành lập công ty, đăng ký bảo hiểm xã hội, đăng ký lao động…với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm.

eConnect : eConnect là tổ chức kết nối kinh doanh do eSmart thành lập dành cho các thành viên là doanh nghiệp cùng chia sẻ kiến thức, cùng phát triển và cùng thành công trên chặng đường lập nghiệp.

Thông tin liên hệ Smarttax

Hotline: 091-333-5151

Email: info@dichvu.smarttax.vn

Website: smarttax.vn