Trong bài viết này, Smarttax sẽ hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử và tìm hiểu các quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78 mới nhất và cách thực hiện chuyển đổi trên phần mềm hóa đơn điện tử để đáp ứng các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử.
1. Các bước để chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123
1.1 Về thông tư 78 và nghị định 123 trong hóa đơn điện tử
Đây là thông tin chi tiết dành cho đối tượng là doanh nghiệp/các tổ chức kinh tế, các hộ kinh doanh và công ty đang tìm hiểu và chuẩn bị chuyển đổi đồng thời áp dụng hóa đơn điện tử theo nghị quyết, quy định từ Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế.
Sử dụng hóa đơn bằng giấy: Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn giấy vẫn còn được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân trên cả nước. Tuy nhiên, để đáp ứng các quy định pháp luật và hướng đến việc sử dụng công nghệ tiên tiến hơn, nhiều doanh nghiệp đang tiến hành chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
Sử dụng HDĐT giúp cho việc quản lý và lưu trữ hóa đơn trở nên thuận tiện, giảm thiểu tình trạng mất mát, nhầm lẫn và giảm chi phí in ấn, vận chuyển. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử còn giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
Tuy nhiên, việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng quy trình và đảm bảo tính chính xác, an toàn của thông tin. Do đó, các doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ các quy định, tiêu chuẩn về HDĐT và lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 mới nhất.
Sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư cũ: Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng của nhiều doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân trên cả nước. Tuy nhiên, vẫn còn một số đơn vị sử dụng hóa đơn giấy theo các quy định của thông tư cũ.
Trước khi có sự ra đời của Thông tư 78 và Nghị định 123, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn khá mới mẻ và chưa được nhiều đơn vị quan tâm. Tuy nhiên, với những ưu điểm như tiết kiệm thời gian, giảm thiểu tài nguyên giấy in ấn, hạn chế lỗi phát sinh trong quá trình in ấn và giao nhận, hóa đơn điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân lựa chọn.
Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang HDĐT cần có sự chuẩn bị kỹ càng và cân nhắc đến các yêu cầu kỹ thuật và pháp lý của Thông tư 78 và Nghị định 123. Nếu không thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị phạt hoặc gặp khó khăn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
Vì vậy, việc chuyển đổi sang sử dụng HDĐT cần được thực hiện một cách cẩn trọng, phù hợp với quy định của pháp luật và đảm bảo tính hiệu quả trong công tác quản lý và sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân.
2. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123
Bước 1: Xác định doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng HDĐT có mã hay không có mã của cơ quan thuế
Bước 2: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa điện tử mẫu Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và gửi cho cơ quan thuế phản hồi doanh nghiệp bằng thông báo mẫu về việc chấp nhận hoặc từ chối việc đăng ký sử dụng HDĐT.
Mẫu 01/ĐKTĐ – Hóa đơn điện tử
Bước 3: Sau khi nhận được phản hồi từ cơ quan thuế chấp nhận, lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ và phần mềm hóa đơn điện tử uy tín được Tổng cục thuế lựa chọn để đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu Thông tư 78 mới và sử dụng.
thông báo việc chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử
Bước 4: Hủy hóa đơn giấy và các mẫu HDĐT cũ
Sau khi được cơ quan Thuế chấp thuận chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy các hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử (nếu có) đã lập nhưng chưa sử dụng theo quy định. Quá trình tiêu hủy được thực hiện theo các bước sau đây:
(1): Doanh nghiệp lập bảng kiểm kê các hóa đơn cần tiêu hủy để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
(2): Doanh nghiệp thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn gồm đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Trong trường hợp của hộ gia đình hoặc cá nhân kinh doanh, không cần thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn.
(3): Các thành viên của Hội đồng tiêu hủy hóa đơn ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu xảy ra sai sót.
Việc tiêu hủy HDĐT được thực hiện bằng cách chuyển đổi trạng thái hóa đơn điện tử sang trạng thái “Đã hủy” trên phần mềm hóa đơn điện tử. Trong trường hợp không thể tiêu hủy được HDĐT, doanh nghiệp phải báo cáo cho cơ quan Thuế để được hướng dẫn và xử lý theo quy định.
Bước 5: Tại bước này, người nộp thuế sẽ cần phải tiến hành lập và xuất hóa đơn điện tử theo đúng Thông tư 78 và Nghị định 123 sau đó gửi cho khách hàng.
3. Dịch vụ tra cứu hóa đơn điện tử của Smarttax
Dịch vụ kế toán thuế tại Smarttax
Smarttax là một đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ kế toán thuế chất lượng cao và đang nỗ lực để đem lại những giá trị tối đa cho khách hàng. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, chúng tôi đã phát triển tính năng tra cứu hóa đơn điện tử trực tuyến, giúp khách hàng có thể tra cứu thông tin HDĐT một cách nhanh chóng và tiện lợi. Với tính năng này, khách hàng có thể theo dõi và quản lý hóa đơn điện tử của mình một cách dễ dàng và chính xác nhất.
Hướng dẫn tra cứu:
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ Smarttax Invoice
Bước 2: Chọn mục Tra cứu hóa đơn
Bước 3: Nhập mã hóa đơn — Nhấn nút tìm kiếm
Bước 4: Kết quả cập nhật ngay lập tức, Doanh nghiệp sẽ thực hiện kiểm tra kết quả thông tin hóa đơn trả về.
Các tiện ích khi sử dụng tra cứu hóa đơn điện tử Smarttax:
Đầy đủ thông tin cần thiết: Cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho doanh nghiệp, với các tính năng tiện lợi
Tra cứu mọi lúc: Người dùng có thể tra cứu mọi lúc qua mobile, website, desktop
Bảo mật, an toàn: Mọi thông tin khách hàng sẽ được Smarttax bảo mật tuyệt đối, an toàn
Các tiện ích nổi bật: Đa phương tiện, Báo cáo đầy đủ, Theo dõi, tra cứu hóa đơn, Lưu trữ thông tin.
Trên đây là những phương pháp chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123. Để doanh nghiệp nắm rõ các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử và tìm chọn dịch vụ tra cứu hóa đơn điện tử uy tín tại TP HCM.
Hi vọng với những chia sẻ về từ “Phương pháp chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và Nghị định 123” Smarttax có thể giúp ích được cho bạn . Dịch vụ kế toán trọn gói Smarttax luôn sẵn sàng dành thời gian tư vấn cho bạn. Nếu bạn có vấn đề gì thắc mắc thì có thể liên hệ trực tiếp qua Hotline: 091.333.5151 hoặc nhấn nút “Đăng ký ngay” để nhận được sự tư vấn tốt nhé từ chúng tôi .Smarttax chúc bạn thành công !
Tham khảo thêm các dịch vụ:
eSmart : Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo
Smartbrand : Dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu
