Kế toán thanh toán là một trong những lĩnh vực quan trọng của kế toán. Kế toán thanh toán liên quan đến việc quản lý các hoạt động thanh toán của công ty, từ việc xuất hóa đơn đến thu tiền. Bằng cách sử dụng các công cụ và phương pháp kế toán phù hợp, các đội ngũ kế toán đầy kinh nghiệm thanh toán có thể giúp cho doanh nghiệp của bạn đạt được sự hiệu quả và chính xác trong việc quản lý tài chính của mình. Bài viết này sẽ thể hiện rõ hơn về kế toán thanh toán. 

1. Kế toán thanh toán là gì?

1.1 Về kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán là một nhân sự trong bộ phận kế toán, có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc quản lý các chứng từ thu, chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản khi có nhu cầu thanh toán trong công ty. Các nghiệp vụ này bao gồm việc kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ thanh toán, lập các phiếu chi, phiếu thu, và bảng kê các khoản chi tiêu, thu nhập. 

Khách hàng có thể đến trực tiếp công ty để thanh toán cho phòng kế toán hoặc sử dụng các kênh gián tiếp như thông qua các dịch vụ ngân hàng để thanh toán các khoản phí, hóa đơn. Kế toán thanh toán cũng đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện đầy đủ, chính xác và được ghi nhận đúng kỳ hạn trong sổ sách kế toán của công ty. Bằng cách này, công ty có thể duy trì sự ổn định về tài chính và phát triển một cách bền vững trong thời gian tới.

2. Công việc của kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán trong doanh nghiệp có trách nhiệm chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi các khoản thu của doanh nghiệp. Cụ thể, họ cần thực hiện các nghiệp vụ như thu tiền từ các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm cổ đông, tạm ứng còn dư, các khoản thu nội bộ khác, bồi thường, ký cược, ký quỹ và thu hồi công nợ khách hàng. Họ cũng cần theo dõi hoạt động tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp và quản lý các hoạt động thanh toán qua thẻ của khách hàng.

Ngoài ra, kế toán thanh toán cũng cần đôn đốc thu hồi công nợ và kiểm soát hoạt động thu ngân trong doanh nghiệp. Họ phải trực tiếp tiếp nhận các chứng từ liên quan từ bộ phận thu ngân, đánh giá tính hợp lý và hợp lệ của những chứng từ nhận được trước khi thực hiện các nghiệp vụ thanh toán. Bằng cách thực hiện các công việc này một cách chính xác và chuyên nghiệp, kế toán thanh toán giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định về tài chính và phát triển bền vững.

Kế toán thanh toán trong doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý và theo dõi các khoản thu của doanh nghiệp, bao gồm thu tiền từ các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Họ cũng phải quản lý tiền gửi ngân hàng và hoạt động thanh toán qua thẻ của khách hàng. Ngoài ra, kế toán thanh toán còn đôn đốc thu hồi công nợ và kiểm soát hoạt động thu ngân trong doanh nghiệp bằng cách đánh giá tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ thanh toán. Bằng việc thực hiện các nhiệm vụ này một cách chính xác và chuyên nghiệp, kế toán thanh toán giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính và phát triển bền vững.

3. Các chứng từ sổ sách liên quan đến kế toán thanh toán

Những chứng từ kế toán để căn cứ ghi nhận vào sổ sách kế toán thì sẽ bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Chứng từ thanh toán: Phiếu thu và phiếu chi, séc, giấy nộp tiền mặt, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, …
• Báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng mua và hợp đồng bán
• Các chứng từ có liên quan khác: nghiệp vụ thu chi của doanh nghiệp

Mẫu phiếu kế toán thanh toán phiếu chi

Về hệ thống sổ sách kế toán thanh toán sẽ có:

• Sổ cái các tài khoản tiền mặt, sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng
• Sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng
• Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền
• Báo cáo tình hình tiền gửi, số dư
• Báo cáo kiểm kê quỹ
• Chi tiết công nợ phải thu
• Chi tiết công nợ phải trả
• Tổng hợp công nợ phải thu
• Tổng hợp công nợ phải trả
• Phân tích công nợ phải thu, phải trả theo hạn nợ
• Các sổ sách khác theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp

Mẫu phiếu nhật ký thu tiền

4. Một số điều lưu ý về kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán có trách nhiệm quản lý và theo dõi các khoản thu chi của doanh nghiệp:  Đối với nghiệp vụ thu tiền: phiếu thu cần kiện toàn chữ ký và ghi nhận nghiệp vụ ngay trong ngày, còn đối với nghiệp vụ chi tiền, phiếu chi cần kiện toàn thông tin và chữ ký vào cuối ngày. 

Kế toán thanh toán: cần phải  sắp xếp, lưu trữ hóa đơn, sổ sách, chứng từ và theo dõi các khoản thu chi tiền mặt và gửi ngân hàng để báo cáo tình hình thu chi cho lãnh đạo doanh nghiệp. Kế toán thanh toán cũng cần liên kết với các phân hệ kế toán khác để đảm bảo khớp đúng số liệu và tránh hạch toán sai hoặc thiếu. 

Công việc kế toán thanh toán rất quan trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt là với dòng tiền, một trong những chỉ tiêu quan trọng mà chủ doanh nghiệp cần quan tâm để đưa ra các quyết định điều hành. 

5. Qui trình thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt

Căn cứ vào các chứng từ thanh toán ở các bộ phận gửi về, kế toán thanh toán tiến hành:

• Tiếp nhận thủ tục thanh toán, kiểm tra bộ chứng từ thanh toán xem đã đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và nội dung thanh toán đã đúng với quy chế tài chính của công ty chưa.
•  Xét duyệt hồ sơ thanh toán.
• Tiến hành lập phiếu chi và trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc.
•  Chuyển chứng từ cho thủ quỹ tiến hành thanh toán.
• Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi tiền mặt vào sổ sách kế toán.
•  Cuối ngày thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ; thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt.

5.1 Qui trình thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền mặt

Căn cứ vào nghiệp vụ thu tiền mặt như rút tiền ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt và thu từ bán hàng, quy trình kế toán thanh toán thường bao gồm các bước sau:

•  Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ: Kế toán tiếp nhận các chứng từ phát sinh liên quan đến việc thu tiền. Các chứng từ này sẽ được kiểm tra để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của thông tin.
•  Lập phiếu thu và trình ký: Kế toán lập phiếu thu để ghi nhận thông tin về nguồn thu, số tiền thu, và các chi tiết liên quan khác. Sau đó, phiếu thu được trình ký bởi Kế toán trưởng và Giám đốc hoặc người có thẩm quyền tương tự để xác nhận sự chấp thuận thu tiền.
•  Chuyển chứng từ cho thủ quỹ: Chứng từ thu tiền được chuyển cho thủ quỹ để thực hiện việc nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi tiền vào ngân hàng.
• Hạch toán vào sổ sách kế toán: Kế toán tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền mặt vào sổ sách kế toán. Điều này bao gồm ghi nhận các khoản thu và cập nhật số liệu tài chính của công ty.
• Đối chiếu sổ quỹ và kiểm kê: Cuối ngày, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê quỹ tiền mặt được thực hiện để xác định sự khớp lệnh giữa số dư trong sổ sách kế toán và số dư thực tế trong quỹ tiền mặt.

Quy trình trên giúp đảm bảo việc thu tiền mặt được thực hiện đúng quy định và tài chính của công ty. Nó cũng đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận thu tiền và quản lý quỹ tiền mặt.

Hi vọng với những chia sẻ về từ “Nếu chậm quyết toán thuế sẽ bị xử lý thế nào?” Smarttax có thể giúp ích được cho bạn . Dịch vụ kế toán trọn gói Smarttax luôn sẵn sàng dành thời gian tư vấn cho bạn. Nếu bạn có vấn đề gì thắc mắc thì có thể liên hệ trực tiếp qua Hotline: 091.333.5151 hoặc nhấn nút “Đăng ký ngay”  để nhận được sự tư vấn tốt nhé từ chúng tôi .Smarttax chúc bạn thành công !

Tham khảo thêm các dịch vụ:
eSmart : Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo

Smartbrand : Dịch vụ thiết kế bộ nhận diện thương hiệu